Im vergangenen Jahr haben wir bei HWI die Vorteile der hybriden Arbeitswelt für uns entdeckt und uns entschieden, diese auch in Zukunft beizubehalten. Für uns wurde klar, dass wir nicht einfach wie vorher zurück ins Büro gehen wollen. Durch unser stetiges Wachstum wurden nicht nur unsere Büroräume zu klein, sie passen auch nicht mehr zu dem, was wir unter einem modernen Arbeitskonzept verstehen. Der Entschluss stand fest: Neue Räumlichkeiten müssen her. Wie wir dieses Konzept in unserem neuen Büro entwickeln wollen, erzählen Holger Wiedel und Daniel Ganter im Interview.
Wie kam es zu der Entscheidung, dass HWI neue Büroräume benötigt?
Das war schon 2019 absehbar. Es war gerade einmal gut drei Jahre her, als wir von Köndringen nach Malterdingen umgezogen waren. Und der Platz wurde schon wieder knapp. Wir hatten angefangen zu „verdichten“, Veranstaltungsräume wurden zu Büros und innerhalb der einzelnen Räume arbeiteten mehr Personen. Außerdem kamen vermehrt Mitarbeitende mit einem längeren Anfahrtsweg hinzu. Dem wollten wir mit einem zweiten Standort entgegenwirken. Höhere Effizienz, eine bessere „Work-Life-Balance“ und Umweltschutz spielten dabei eine wichtige Rolle für uns.
Der Wunsch, flexibel auf neue Anforderungen an die Arbeitsumgebung einzugehen, konnte in den aktuellen Räumen nicht umgesetzt werden. Daher stand für uns fest, dass wie neue Räumlichkeiten benötigen.
2020 waren wir sehr froh, dass wir reibungslos auf Homeoffice umstellen konnten. Die Corona-Abstandsregeln hätten wir bei Vollbelegung im Büro nicht einhalten können.
Als dann unser Vermieter Ende 2020 ankündigte, dass er wegen Eigenbedarf unseren Mietvertrag nicht mehr verlängern könne, hatte der ohnehin laufende Prozess einen Endtermin. Spätestens am 31.03.2022 werden wir eine neue Anschrift haben.
Nachdem feststand, dass es neue Räumlichkeiten geben wird, wurde auch schnell klar, dass ein neues Arbeitskonzept notwendig ist. Was war ausschlaggebend dafür?
Arbeit ist immer weniger ein Ort, sondern das, was man gerade tut. Die Arbeit definiert sich also über die Tätigkeiten und die sind sehr vielfältig. Wenn man sich nur einmal die mannigfaltigen Aufgaben unserer Techniker anschaut, wird deutlich, was ich meine. Technische Konzepte ausarbeiten, Projektplanungen in kleinen Teams, Kundentelefonate, Remote-Support, Hard- und Softwarekonfigurationen bei uns im Labor, Installationen bei Kunden vor Ort, Schulungen und Fortbildungen, Troubleshooting, Dokumentationen schreiben, Vertriebsunterstützung etc. Wie sollte denn nun ein passender Techniker-Arbeitsplatz aussehen?
Jede Arbeit hat Aspekte, die Konzentration erfordern und andere, die ohne Kommunikation nicht funktionieren. Wenn eine Person also immer nur einen festen Arbeitsplatz hat, kommt ein Aspekt zwangsweise irgendwann zu kurz. Um diese Diskrepanz aufzulösen, haben wir uns für den „Multispace-Ansatz“ entschieden, da wir dort eine Vielfalt von offenen und geschlossenen Räumlichkeiten vorfinden, die parallel zur Verfügung stehen und von allen Mitarbeitenden je nach aktueller Aufgabenstellung flexibel genutzt werden. Ergänzt durch die natürlich weiter bestehende Homeoffice-Möglichkeit, bieten wir so eine bunte Mischung von analogen und digitalen Arbeitssituationen.
Ziel ist es, unser neues Büro als hoch attraktiven Kultur-Ort zu gestalten an dem man sich gerne trifft. Damit wollen wir das Gefühl „Ich muss zur Arbeit“ auflösen.
Bei einem neuen Arbeitskonzept spielt auch die Kultur eine wichtige Rolle. Warum ist die Entwicklung einer „neuen“ Kultur so wichtig?
Ich glaube gar nicht, dass eine neue Kultur notwendig ist. Ganz im Gegenteil. Ich glaube, dass wir den Schritt nur gehen können, weil wir eine so starke Identität haben. Unsere HWI-Kultur war schon immer geprägt von Vertrauen, Respekt und Wertschätzung. Das ist nicht nur die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit, sondern auch die Bedingung für ein eigenverantwortetes Arbeitskonzept.
Bei der Mitarbeiterbefragung von „Great Place to Work“ wurde gemessen, was wir in unserem Miteinander täglich spüren. Unser Team hat einen enormen Zusammenhalt und ist bereit, Veränderungen mitzugehen. 95% der befragten Mitarbeitenden stimmt der Aussage zu, dass sie einen „sehr guten Arbeitsplatz haben“ und sogar 100% sind der Meinung, dass wir „Spaß bei der Arbeit haben“. Diese Ergebnisse haben unsere Entscheidung, die nächsten Schritte zu gehen nochmal verstärkt, da wir uns dadurch sicher sein können, dass wir es gemeinsam als Team schaffen unsere neue Arbeitswelt zu entwickeln.
Ein neues Arbeitskonzept erfordert mehr als lediglich neue Räumlichkeiten. Welche Anforderungen gab es?
Neben der wohl wichtigsten Anforderung an jede Immobilie, nämlich der Lage, standen im Wesentlichen zwei Merkmale im Vordergrund: Flexibilität und Charakter. Am geeignetsten erschien uns ein wirklicher OpenSpace, den wir flexibel über die Inneneinrichtung in die benötigten Bereiche aufteilen können: z.B. Zonen für Konzentration, Kokreation, Teamfläche, Meetings (verabredeter Austausch), Kommunikation (spontaner Austausch), Gemeinschaft (z.B. Pause), Treffpunkt für Mitarbeiter und Kunden.
Um ein wirklich besonderes Flair zu erreichen, haben wir uns für ein älteres Fabrikgebäude entschieden.
Wurden die Mitarbeiter in den Prozess eingebunden? Wie wurden Sie eingebunden?
Natürlich. Alle. Ohne Ausnahme. Zuerst haben wir über eine online Befragung das Arbeitsverhalten abgefragt und uns gezielt nach Dingen erkundigt, die in der Vergangenheit gut bzw. nicht so gut liefen. Zudem haben wir um Ideen, Verbesserungsvorschläge und Wünsche gebeten, die das Arbeitsleben angenehmer machen. Als nächstes haben wir eine Arbeitsgruppe ins Leben gerufen, der unterschiedliche Mitarbeiter aus verschiedenen Teams angehören. Diese erarbeiten unter Berücksichtigung der Befragungsergebnisse mögliche Raum- und Organisationskonzepte. Dabei fungieren sie auch als Botschafter für ihre Teams, kommunizieren und diskutieren Ergebnisse und nehmen weitere Gedanken auf.
Für das gesamte Projekt haben wir uns Unterstützung von einem Beraterteam aus Raum- und Kulturentwicklern sowie einer Innenarchitektin geholt, die uns bei der Gestaltung unterstützen und den Prozess moderieren.
Warum wurden die Mitarbeiter eingebunden?
Das ist eine gute Frage. Es war so selbstverständlich für uns, dass wir uns darüber gar keine weiteren Gedanken gemacht haben. Wir sind doch ein Team, da ist es logisch, dass sich alle beteiligen können. Es ist uns wichtig, dass jeder die Arbeitswelt bei HWI mitgestalten kann. Je mehr Personen mitdenken und ihre Ideen einbringen, desto besser wird das Ergebnis. Außerdem würden wir ja enormes Wissen, tolle Ideen und langjährige Erfahrungen unberücksichtigt lassen, was ziemlich dumm wäre. Und im Übrigen macht es einfach viel mehr Spaß im Team.
Wir haben bei HWI einen besonderen Teamgeist, den wir gerne mit dem Hashtag „ZUSAMMENwachsen“ ausdrücken. Im letzten Jahr haben wir gemerkt, dass die fehlende gemeinsame Zeit im Büro dieses „Zusammenwachsen“ erschwert. Mit unserer digitalen HWI Lounge nach Feierabend, versuchen wir das „Wir-Gefühl“ und das „Zusammen-Gefühl“ wieder zu stärken und freuen uns umso mehr auf das #zusammenSEIN im neuen Büro.
Die Vorstellungen und Anforderungen an die neuen Räumlichkeiten standen also fest. Wie wurde dann bei der Suche konkret vorgegangen?
Wir sind sehr breit an den Markt gegangen und haben alle möglichen Personen eingebunden. Von klassischen Maklern über Bauträger und Projektentwickler bis hin zu privaten Kontakten unserer Mitarbeitenden. Dabei kamen viele Kontakte zusammen. Von einer Jugendstilvilla über eine alte Zolllagerhalle bis hin zu Fabrikgebäuden war alles dabei. Das ein oder andere Objekt hat uns während der Suche auch klar gemacht, was wir nicht wollen.
Welche Herausforderungen gab es?
Es gibt zwar einige Büroflächen, diese befinden sich aber fast alle direkt in Freiburg und haben nicht wirklich Charakter. Standard. Quadratisch, praktisch, gut. Aber ohne Flair und Charme. Die Kombination von Flexibilität, OpenSpace, verkehrsgünstiger Lage, mindestens 800qm und dann noch Charakter war dann doch rar.
Letztlich war die passende Immobilie dann nur wenige Hundert Meter von unserem aktuellen Standort entfernt. So ergeben sich auch keine Nachteile beim Anfahrtsweg für unsere Mitarbeitenden.
Noch sieht es hier ein wenig ungemütlich aus. Doch dem Gestaltungsspielraum sind keine Grenzen gesetzt. Wir werden hier einen Wohlfühlort entstehen lassen.
Zusätzlich haben wir uns dafür entschieden, einen zweiten Standort in Offenburg zu eröffnen, den wir mit dem gleichen Konzept gestalten werden. Das verkürzt den Anfahrtsweg noch einmal zusätzlich für Mitarbeitende, die aus dem Norden kommen und bringt uns auch neue Möglichkeiten in der Rekrutierung.
Wie geht es nach der Entscheidung für die Büroräume weiter?
Nach dem Lüften des Geheimnisses, wo sich die neuen Räumlichkeiten befinden und der Besichtigung der Räumlichkeiten werden alle Mitarbeitenden einen „Inspirationsbesuch“ bei unserem Beraterteam machen. So erhalten alle eine bessere Vorstellung über Möglichkeiten der Gestaltung und können sich ein Bild davon machen, wie Ihre Anforderungen umgesetzt werden könnten.
Als nächstes startet die Arbeitsgruppe mit der Erarbeitung möglicher Raum- und Organisationskonzepte, die dann diskutiert, konkretisiert und verabschiedet werden. Danach und teilweise schon parallel, beginnt die konkrete Raumplanung und die bauliche Umsetzung. Bisher haben wir ja nur 800qm Openspace.
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